Site Yönetiminde Tek Muhatap Ne Kazandırır?

Bir sitede yaşayan ya da bir tesisi yöneten herkesin bildiği bir durum var: asansör arızası başka firmaya, bahçe bakımı başka firmaya, muhasebe başka firmaya aittir. Bir sorun çıktığında ilk iş, kimin sorumlu olduğunu bulmaktır. Tesis yönetimi hizmetimiz tam olarak bu sorunu ortadan kaldırmak için kurgulandı.

Üç disiplin, tek sorumluluk

Yönetim hizmetlerimiz üç ana başlıkta toplanıyor.

Genel yönetim

Yönetim ve işletim sistemi oluşturulması, muhasebe, bütçe, finans ve raporlama hizmetleri, sözleşme yönetimi, satın alma ve tedarikçi yönetimi, personel ve idari işler ile bordrolama hizmetleri bu başlık altındadır.

Bu, sitenin görünmeyen tarafıdır. Aidat tahsilatı, bütçe planlaması, tedarikçi sözleşmeleri ve personel bordrosu düzgün işlemediğinde, sahadaki hiçbir hizmet düzgün işlemez.

Teknik işletim, bakım ve onarım

Teknik işletim ve yönetimi, bakım ve onarım hizmetleri, arızaların tespiti ve giderilmesi profesyonel ekibimiz tarafından sağlanır.

Buradaki kritik kelime preventif bakım. Arıza çıktıktan sonra müdahale etmek her zaman daha pahalıdır ve her zaman daha uzun sürer. Planlı bakım programı, arıza sayısını azaltmanın tek gerçekçi yoludur.

Peyzaj bakımı

Periyodik bakım hizmetleri, çim biçme, sulama, budama, yabani otlarla mücadele, gübreleme ve havalandırma, mevsimlik çiçek düzenlemesi, hastalık ve zararlılarla mücadele, ilaçlama hizmetleri, bakım programı oluşturulması, sulama ve drenaj sistemleri.

Peyzaj, bir sitede en çok göze çarpan ve en çok ihmal edilen kalemdir. Düzenli bakım görülmez; bakımsızlık hemen görülür.

Tek muhatabın gerçek karşılığı

Bu üç alanı tek çatı altında toplamanın faydası, sadece “tek telefon numarası” değildir.

• Sorumluluk tartışması bitiyor. Bahçe sulama sistemi arızalandığında peyzaj mı, teknik mi sorusu ortadan kalkar.
• Bütçe tek yerden görünüyor. Üç ayrı firmanın üç ayrı faturası yerine tek raporlama.
• Personel planlaması ortaklaşıyor. Aynı sahada çalışan ekipler arasında iş devri mümkün olur.
• Tedarikçi yönetimi merkezîleşiyor. Satın alma tek elden yapıldığında ölçek avantajı doğar.

Bir sitede en pahalı kalem genellikle hizmet bedeli değil, koordinasyon eksikliğidir.

Güvenlik de aynı çatının altında

Site ve özel konut güvenliği hizmetimiz, apartmanlar, siteler ve özel konutlarda sakinlerin huzurlu yaşamını sağlamak amacıyla kapsamlı gözetim ve denetim hizmetleri sunar. 5188 sayılı yasa kapsamında eğitim almış sertifikalı personel görev yapar.

Yönetim hizmetiyle güvenlik hizmetinin aynı firmadan alınması, özellikle vardiya planlaması ve acil durum koordinasyonunda fark yaratır.

Havuz ve ortak alanlar

Havuzu olan sitelerde bakım ayrı bir uzmanlıktır: havuz temizliği, periyodik bakım, ilaçlama, bakım programı oluşturulması, sulama ve drenaj sistemleri, taşıma kanalları ve tank temizliği, filtre-kartuş temizliği, havuz duvarı ve taban temizliği, pompa filtreleri temizliği.

Bu listenin uzunluğu tesadüf değil. Havuz, ihmal edildiğinde en hızlı bozulan ve onarımı en pahalı olan ortak alandır.

Nereden başlanır?

Yeni bir tesisi devralırken ilk yaptığımız iş, mevcut durumu çıkarmaktır: hangi sözleşmeler yürürlükte, hangi ekipmanın bakım geçmişi var, bütçe nerede duruyor. Bu tablo çıkarılmadan yapılan her plan tahmine dayanır.

Aidat tahsilatı, hizmetin görünmeyen temeli

Site yönetiminde en çok konuşulan konu genellikle en az konuşulması gereken konudur: aidat. Ama tahsilat düzgün işlemediğinde diğer her şey aksar.

Muhasebe, bütçe, finans ve raporlama hizmetlerimiz bu yüzden yönetim hizmetinin merkezinde yer alıyor. Düzenli raporlama, sakinlerin paranın nereye gittiğini görebilmesini sağlar — ve tahsilat sorunlarının çoğu, aslında şeffaflık sorunudur.

Sözleşme yönetimi neden ayrı bir başlık?

Bir sitede aynı anda yürüyen sözleşme sayısı şaşırtıcı olabilir: asansör bakımı, jeneratör, yangın sistemi, temizlik malzemesi, peyzaj, güvenlik, sigorta.

Bunların yenilenme tarihleri, kapsamları ve fiyat artış maddeleri takip edilmediğinde iki şey olur: ya süresi dolan bir sözleşme fark edilmez ve hizmet aksar, ya da otomatik yenilenen bir sözleşme piyasa fiyatının üzerinde devam eder.

Sözleşme yönetimi ile satın alma ve tedarikçi yönetimi hizmetlerimiz tam olarak bu takibi kapsıyor.

Preventif bakım gerçekten ucuz mudur?

Evet, ama sebebi genellikle yanlış anlaşılıyor. Planlı bakım, arıza maliyetini düşürdüğü için değil, arızanın zamanlamasını kontrol edilebilir kıldığı için ucuzdur.

Plansız bir asansör arızası, en kötü anda ve en pahalı müdahale koşullarında gerçekleşir. Planlı bakım aynı işi, önceden belirlenmiş bir zamanda ve normal koşullarda yapar.

Teknik işletim ve yönetimi, bakım ve onarım hizmetleri ile arızaların tespiti ve giderilmesi bu mantıkla kurgulanır.

Devralma sürecinde ilk 30 gün

Yeni bir tesisi devraldığımızda ilk aşama tespit aşamasıdır. Bu dönemde çıkardığımız tablo şunları içerir:

• Yürürlükteki sözleşmeler ve bitiş tarihleri
• Ekipman envanteri ve bakım geçmişi
• Bütçenin mevcut durumu ve tahsilat oranı
• Personel yapısı ve görev dağılımı
• Bilinen ve tekrar eden arızalar

Bu tablo çıkarılmadan yapılan her plan tahmine dayanır. Tespit aşamasını atlayan bir devralma, ilk üç ay içinde sürprizlerle karşılaşır.

Siteniz veya tesisiniz için bu değerlendirmeyi yapmamızı isterseniz iletişim formumuzdan bize ulaşabilirsiniz.