Kişisel Verilerinizi Nasıl Koruyoruz?

Güvenlik hizmeti, doğası gereği kişisel veriyle çalışır. Ziyaretçi kaydı tutarsınız, kamera görüntüsü işlersiniz, personelinizin sağlık ve adli sicil bilgilerini elinizde bulundurursunuz. Bu veriyi korumak, hizmetin yan işi değil parçasıdır.

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında veri sorumlusu sıfatıyla sorumluluğumuzun farkındayız ve bunu bir şirket politikası hâline getirdik.

Neden bu kadar üzerinde duruyoruz?

Müşterilerimizin, çalışanlarımızın ve ilişki içinde olduğumuz diğer gerçek kişilerin sahip olduğu kişisel verilerin korunması bizim için önemlidir. Kişisel verilerin yasal düzenlemelerin tarif ettiği şekil ve şartlarda güvence altına alınması hususunda sorumluluğumuzun farkındayız.

Bunun pratik karşılığı şu: 2.000’den fazla personelle 21 ilde çalışan bir şirkette, veri koruma bireysel iyi niyete bırakılamaz. Yazılı politikaya ve denetlenebilir sürece bağlanması gerekir.

Süreçler yazılı, tesadüfi değil

Yürütmekte olduğumuz tüm faaliyetler detaylı olarak iş birimleri özelinde analiz edilir ve bu analiz sonucunda ilgili iş birimlerinin gerçekleştirdiği kişisel veri işleme faaliyetleri ortaya konur.

Her iş biriminin yürüttüğü kişisel veri işleme faaliyeti, KVKK’nın aradığı şartlara uygunluğun sağlanması için yazılı politika ve prosedürlere bağlanmıştır. Her birim, kendi faaliyeti özelinde dikkat etmesi gereken hususlar konusunda bilgilendirilmiştir.

Erişim yetkisi, herkese açık değildir

Teknik tarafta uyguladığımız tedbirlerin başında erişim kontrolü geliyor:

• İş birimi bazında belirlenen gerekliliklere uygun erişim ve yetkilendirme çözümleri devreye alınır
• Erişim yetkileri sınırlandırılır ve düzenli olarak gözden geçirilir
• Eski çalışanlara erişim kısıtlaması uygulanır, hesaplar kapatılır
• Virüs koruma sistemleri ve güvenlik duvarlarını içeren yazılım ve donanımlar kurulur

Üçüncü madde, pratikte en sık atlanan ve en çok risk yaratan maddedir. İşten ayrılan bir çalışanın hesabının açık kalması, en yaygın veri sızıntısı sebeplerinden biridir.

Özel nitelikli veriler şifreli sistemlerde

Özel nitelikli kişisel veriler — sağlık bilgisi, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler — Kanun’da ayrı bir korumaya tabidir. Biz de bunları ayrı tutuyoruz.

Şirkette kişisel verilerin yer aldığı özel nitelikli belgeler kriptolu (şifreli) sistemlerle korunmaktadır. Bu kapsamda kişisel veriler ortak alanlarda, masaüstünde yahut yetkisiz kişilerin erişebileceği herhangi bir yerde saklanmaz.

Kişisel verilerin yer aldığı dosya ve klasörler masaüstüne veya ortak klasöre taşınmaz; önceden yazılı onay alınmadan şirket bilgisayarlarındaki bilgiler USB benzeri başka bir aygıta aktarılamaz ve şirket dışına çıkarılamaz.

Bir güvenlik şirketinde en hassas veri, koruduğunuz tesise değil, orada çalışan insanlara aittir.

Çalışanların yükümlülüğü işten ayrılınca bitmez

Çalışanlarımız, öğrendikleri kişisel verileri KVK düzenlemelerine aykırı olarak başkasına açıklayamayacakları ve işleme amacı dışında kullanamayacakları konusunda bilgilendirilir.

Kişisel verilerin güvenliğine ve gizliliğine ilişkin yükümlülüklerinin iş ilişkisinin sona ermesinden sonra da devam edeceği kendilerine bildirilir ve bu doğrultuda gerekli taahhütler alınır.

Şirket ile çalışanlar arasındaki hukuki ilişkiyi yöneten sözleşme ve belgelere, kişisel verileri işlememe, ifşa etmeme ve kullanmama yükümlülüğü getiren kayıtlar konulur.

Uzman personel ve dış destek

Teknik konularda uzman personel istihdam ediyor veya dış destek alıyoruz. Çalışanlarımız, yetkili servis ve tedarikçi çalışanları kişisel verilerin korunması hukuku ve kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesi konusunda bilgilendiriliyor.

Teknolojideki gelişmelere uygun teknik önlemler alınıyor ve risk teşkil eden hususlar yeniden değerlendirilerek gerekli teknolojik çözüm üretiliyor.

Haklarınız

Kişisel veri sahibi olarak KVKK kapsamındaki haklarınızı kullanmak için bize başvurabilirsiniz. Başvurunuzun reddedilmesi, verilen cevabın yetersiz bulunması veya süresinde cevap verilmemesi hâllerinde, cevabı öğrendiğiniz tarihten itibaren otuz ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde Kurul’a şikâyette bulunabilirsiniz.

Hangi verileri işliyoruz?

Şeffaflık açısından, hizmetlerimiz sırasında hangi tür kişisel verilerle çalıştığımızı belirtmekte fayda var.

Çalışan ve çalışan adayı verileri. İş başvurusu sırasında alınan kimlik, iletişim, eğitim ve deneyim bilgileri; ayrıca 5188 sayılı Kanun’un aradığı sağlık ve adli sicil bilgileri.

Ziyaretçi verileri. Hizmet verdiğimiz tesislerde tutulan giriş-çıkış kayıtları.

Kamera görüntüleri. Uzaktan denetim sistemlerimizin ürettiği kayıtlar.

Müşteri ve tedarikçi verileri. Sözleşme ve iletişim süreçlerinde işlenen bilgiler.

Politikamız; müşterilerimizin, çalışanlarımızın, çalışan adaylarımızın, çalışanlarımızın aile bireylerinin, önceki çalışanlarımızın, ziyaretçilerimizin ve üçüncü kişilerin otomatik olan ya da bir veri kayıt sisteminin parçası olarak otomatik olmayan yollarla işlenen tüm kişisel verilerine ilişkindir.

Neden bu kadar ayrıntılı yazıyoruz?

Bir güvenlik ve temizlik şirketi, müşterisinin en özel alanlarına girer. Tesisin planını bilir, kimin ne zaman girip çıktığını görür, bazen çalışanların kişisel durumlarına tanık olur.

Bu erişim, güven üzerine kuruludur. Güveni kurumsallaştırmanın tek yolu ise yazılı politika ve denetlenebilir süreçtir. Sözle verilen bir gizlilik taahhüdü, kişiye bağlıdır; yazılı prosedür şirkete bağlıdır.

Denetim ve farkındalık

Bünyemizde gerçekleştirilen kişisel veri işleme faaliyetleri, kurulan teknik sistemlerle ve hukuki yöntemlerle denetlenmektedir.

Veri sorumlusu yetkilisi veya bu konuda atanan bir uzman tarafından, kişisel verilerin korunması hukuku ve bu hukuka uygun gerekli önlemlerin alınması konusunda bilgilendirme yapılır.

Farkındalık kısmı teknik tedbirler kadar önemlidir. En iyi kurulmuş erişim kontrolü bile, prosedürü bilmeyen bir çalışan tarafından atlanabilir.

Politika değişirse

KVK düzenlemeleri ile politika hükümleri arasında uyumsuzluk bulunması durumunda KVK düzenlemeleri geçerli olur. Politikamızın güncelleme tablosu, metnin ekinde yer alıyor.

Politikamızın tamamını KVKK Aydınlatma Metni sayfamızda bulabilirsiniz.